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万物互联“章”显未来

行业赋能 | 大阳城集团娱乐app网址下载2022行业解决方案——互联网科技智慧印章!

发布时间:2023-10-31 09:32 信息来源: 阅读次数:

行业背景概述


随着互联网科技的迅猛发展,已经成为引领全球经济增长的重要力量。在这个信息时代,互联网科技不仅给人们的日常生活带来了革新,也影响着各行各业的发展。



互联网科技企业在日常的运行中,为了方便业务开展,通常会在全国各地设置分支机构,由于业务需求会面临向各分支机构授权制定和使用印章,并且会涉及到大量单据、凭证、合同、证明等文件用印,传统人工管理方式不仅管理成本巨大,同时由于长期远离总部,容易被当地同化等情况,造成徇私包庇等。一旦出现风险不仅对企业带来巨额损失和法律风险,更会对企业形象造成严重的负面影响。通过数字化手段提升用印效率、降低管理风险已成为科技型行业企业关注重点。


印章管理痛点


l 印章数量多、管控难


互联网科技企业通常为了市场发展的需要,会在全国各地建设各类分支机构。因此随着公司规模的发展壮大,印章管理往往呈现数量多、分布广等特点,集团印章数量众多,区域集中性较强,部分网点需要管理数百枚以上印章;另外,印章分布在全国各地服务网点,集团总部缺少统一的监管平台,日常用印业务开展过程中,找章和盘点工作量非常大,仅靠定期盘点难以实时掌握每一印章的使用与管理、也难以准确掌握异地公司印章真实使用情况。


l 高频用印风险大


互联网科技企业各网点文件每日用印少则数千次,多则数万次,大量文件、合同材料频繁用印,而其中涉及到的用印场景也相对比较复杂,传统印章管理方式依赖人工监管,存在偷盖、漏盖、人情章等滥用印章的风险,集团总部对分支机构印章无有效手段监管,一旦出现问题,将对企业造成难以估计的损失和伤害。


l 印章外带风险高


互联网科技企业经常会涉及外带用印的情况,如投标、政府、银行、税务、项目等相关需外带印章,而外带期间也只能依赖人工拍照审核,这样就可能出现送审文件与实际盖章文件不一致的风险。


l 留痕留档


传统人工盖章,全程通过物理裸章进行盖章,对于盖章的文件、内容等都无法进行记录,最多也只能通过视频监控记录,但是无法准确记录印章盖到何处,一旦出现风险无法提供快速、准确的追踪反查手段。


l 印章管理成本高


中大互联网科技企业为了保障用印合规可控,会在分支机构设置印章管理岗位并配备专职或兼职印章管理人员,随着分支机构的增设人工成本持续增加,管理能效难以提升。


解决方案


阿里巴巴集团



阿里巴巴集团控股有限公司成立于1999年浙江省杭州市,经营多项业务包括:淘宝网、天猫、聚划算、全球速卖通、阿里巴巴国际交易市场、1688、阿里妈妈、阿里云、蚂蚁金服、菜鸟网络等。作为科技型企业,阿里巴巴早在2009年开始就追求数字化管理之路,经过10多年的实践,目前阿里巴巴已打造出全球行业领先的数字化管理平台,实现了网购、物流、金融、跨境电商、外卖等全方位、全流程等数字化管控。



秉持数字化赋能发展的先进理念,阿里巴巴集团印章管理数字化亦走在行业前列。由于集团大部分印章都采用分散管理的模式,大量印章下放到各自分支机构或服务网点,集团总部缺少统一的监管平台,无法对用章情况实行有效的监控;另外,传统的用印人工复核、盖章、归档等工作效率低,员工长时间排队等候,用印服务质量和用印效率难以有效提升。



因此2022年,阿里巴巴集团与群杰科技合作,引进大阳城集团娱乐app网址下载2022用印宝及智能印章柜,着手打造高效、安全的现代化印章共享服务中心,为阿里巴巴集团印章安全管理提供先驱力量。



大阳城集团娱乐app网址下载2022软硬协同的创新管理方式与阿里巴巴集团数字化赋能发展理念不谋而合。自印章共享服务中心正式落成,阿里巴巴集团的印章管理全面实现了安全、高效、数字化升级,用印服务效率提升200%以上。大阳城集团娱乐app网址下载2022既满足了阿里巴巴集团企业信息化、数字化的业务需求,精益内部管理,提升了办公智能化水平,也有效提升了业务流转速度,服务阿里巴巴业绩提升。



小米科技



小米科技成立于201033日,是专注于智能硬件、电子产品、芯片研发、智能手机、智能电动汽车、通信、金融、互联网电视及智能家居生态链建设的全球化移动互联网企业、创新型科技企业。小米集团是全球最大消费类IoT物联网平台,连接超过6.55亿台智能设备,进入全球100多个国家和地区。小米系投资的公司超500家,覆盖智能硬件、生活消费用品、教育、游戏、社交网络、文化娱乐、医疗健康、汽车交通、金融等领域。20228月,在世界500强企业中排名第266位,是全球第三大智能手机制造商,全球最大的消费级智能物联网平台,是全球以及中国区增速最快的智能手机品牌。



快速的发展,使得小米的印章数量不断增加,总部在管印章高达百余枚。日常办公、外带用印,量大且频繁。为防范印章风险,提升管控水平,尤其是对外带章的监管,小米通过应用大阳城集团娱乐app网址下载2022,实现印章全生命周期管理。智能印章管理平台与智能印章软硬协同,架设全面印章风险管控网络, 让印章使用可视可控,留痕留底,可追溯。



小米总部在管印章高达百余枚,这给日常盘点、监管带来很大难题,且一旦管理人员不在办公现场,想要及时、快速用印,十分困难。群杰综合小米的印章管理实际情况,提供智能印章柜解决方案,将小米的智能印章、物理印章放入智能印章柜,通过软硬协同实现印章的快速取用、高效盘点、智慧管控,即使管理人员不在办公现场,用印人员也可通过授权验证快速取用印章。真正解放人力,满足企业全景用印。


金山云集团




北京金山云网络技术有限公司,是金山软件旗下云计算企业,跻身于中国公有云市场三甲。创立于2012年,在北京、上海、成都、广州、香港和北美等全球各地设立数据中心及运营机构。截止到2018129日,金山云已完成D系列7.2亿美元融资,估值达23.73亿美元,是国内估值最高的独立云服务商。20191021日,胡润研究院发布《2019胡润全球独角兽榜》,金山云排名第138位。



随着云服务的普及,云相关业务不断的开拓,公司服务范围也跟着扩大,各分支机构的印章也越来越多,涉及到的用章场景越来越复杂,为了提高用章效率,保障业务的顺利开展,金山云选择与群杰一同打造金山云印章共享服务中心。



印章共享中心的上线使用,大大的提高了用章效率,特别是非工作时间及节假日,企业员工都能进行自助用印,无需印管员进行值守,大大节省了人工成本。


方案价值


群杰科技持续与互联网科技企业围绕印章管理数字化创新变革开展了深入合作,通过引入软件管理系统和智能印章设备,已实现了科技企业印章管理全场景覆盖,整体解决方案价值主要体现在以下方面:


1)保障业务合规

加强印章管理,引入智能印章控制及相关平台,通过与OA系统的耦合,实现了用章流程,从管理端到使用端的闭环,做到事前审批,事中可控,事后可查,杜绝公章私用、人情章、特批等情况,同时规范单位的用章流程和行为,保护印章管理员坚守岗位职责。


2)提升管理效能

通过文件识别比对和盖章影像记录等方式加强用印过程管控,盖章流程图片全部系统留档,可以随时调取查阅,也可事后追溯,总部管理人员可以远程实时监管全国各地分支机构的用印流程信息,全面、高效掌握分支机构印章的使用情况。


3)强化运营支撑

通过加强印章管理,优化管理模式,不仅可以为员工提供7*24小时自助用印服务,同时用印管理员不再需要人工全流程监管用印人的盖章行为,用印人可在印章管理员检查文件后自行使用智能设备盖章,不仅减少了排队等待印章管理员盖章的时间,同时印章管理员也可随时随地检查盖章详情,大幅提升了用印业务办理效率。


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